Fatura ve sözleşme eşleştirme otomasyonu
Belgeden sisteme otomatik aktarım. Teklif / sözleşme / fatura okuma ve eşleştirme adıyla yürüttüğümüz bu çalışma, kurumsal danışmanlık kapsamımızda fatura ve sözleşme eşleştirme otomasyonu başlığına karşılık gelir.
Teklif / sözleşme / fatura okuma ve eşleştirme ne işe yarar?
Teklif / sözleşme / fatura okuma ve eşleştirme, Akıllı Otomasyon kapsamında tek başına sözleşmelenebilir: belgeden sisteme otomatik aktarım. İhtiyaç şu tabloda doğar: gelen belge ile sistemdeki kayıt elle karşılaştırılıyor; uyuşmazlıklar geç fark ediliyor. Ölçüm otomatik eşleşen kalem oranı ve istisnaya düşen belge yüzdesi üzerinden yürür ve elinizde belge okuma ve eşleştirme akışı kalır.
- Uzmanlık alanı: Akıllı Otomasyon
- Kurumda sahiplenen: Mali işler ve satın alma
- Ölçülen: Otomatik eşleşen kalem oranı ve istisnaya düşen belge yüzdesi
- Gereken erişim: Belge örnekleri, ürün/hizmet kataloğu ve muhasebe sistemi erişimi
Ne zaman gerekir?
Gelen belge ile sistemdeki kayıt elle karşılaştırılıyor; uyuşmazlıklar geç fark ediliyor.
Bu çalışma Akıllı Otomasyon başlığına bağlıdır; teklif / sözleşme / fatura okuma ve eşleştirme ayrı bir kalem olarak teslim edilir. Ayrı sözleşme yapılabilir, diğer hizmetler zorunlu değildir; kurum içi muhatap mali işler ve satın alma olur.
Ne teslim edilir?
- Çalışan agent veya otomasyon akışı
- Entegrasyon dokümantasyonu ve hata senaryoları
- Kabul testi raporu
Yukarıdaki kalemler tipik teslim setidir; nihai liste kapsam görüşmesinde kesinleşir ve teklifte tek tek yazılır. Bu çalışmada asıl kanıt otomatik eşleşen kalem oranı ve istisnaya düşen belge yüzdesi.
Teklif / sözleşme / fatura okuma ve eşleştirme hakkında ayrıntılı bilgi
Teklif / sözleşme / fatura okuma ve eşleştirme, Akıllı Otomasyon kapsamında ayrı bir kalem olarak teslim edilir: belgeden sisteme otomatik aktarım. Adımlar şöyle dizilir. Birincisi, teklif, sözleşme ve fatura tipleri için ayrı alan şemaları kurulur. İkincisi, belgeden çıkan veri ile sistemdeki kayıt arasında eşleştirme kuralları yazılır. Üçüncüsü, eşleşmeyen kalemler için istisna kuyruğu ve inceleme akışı tanımlanır.
Teklif / sözleşme / fatura okuma ve eşleştirme ön koşulu nettir — karşılaştırılacak sistem kayıtlarına erişim. Hazırlık listesi kısadır: belge örnekleri, ürün/hizmet kataloğu ve muhasebe sistemi erişimi. Hazır değilse bunu ilk görüşmede söylüyoruz; teklif / sözleşme / fatura okuma ve eşleştirme sırası gelmediyse önce sırası geleni öneriyoruz.
Bu çalışmanın ihtiyaç hâline geldiği tablo genellikle şudur: gelen belge ile sistemdeki kayıt elle karşılaştırılıyor; uyuşmazlıklar geç fark ediliyor. Bu başlığın muhatabı mali işler ve satın alma; teklif / sözleşme / fatura okuma ve eşleştirme kapsamı onunla birlikte daraltılır.
Bu iş atlandığında ya da özensiz yapıldığında olan şudur: eşleştirme kuralı gevşek bırakılırsa yanlış sipariş kalemi faturayla eşleşir ve ödeme hatası doğar. Bu yüzden teklif / sözleşme / fatura okuma ve eşleştirme kapsamını daraltıp doğru yapmayı, geniş kapsamla yüzeysel ilerlemeye tercih ediyoruz.
Teklif / sözleşme / fatura okuma ve eşleştirme sözleşme biçimi sabit kapsamlı proje, aylık hizmet (retainer), ekip takviyesi arasından seçilir. Teklif / sözleşme / fatura okuma ve eşleştirme kapsamı genişledikçe gün sayısı artar, çünkü asıl iş şu adımdadır: belgeden çıkan veri ile sistemdeki kayıt arasında eşleştirme kuralları yazılır. Teklif / sözleşme / fatura okuma ve eşleştirme için verilen aralık personel/gün ücretinden türer ve otomatik eşleşen kalem oranı ve istisnaya düşen belge yüzdesi ölçümünün raporlama yükünü de kapsar.
Çalışmanın çıktısı belge okuma ve eşleştirme akışı, uyuşmazlık raporu ve onay kuyruğu olur. Belge okuma ve eşleştirme akışı, başka bir tedarikçiyle devam etmeniz hâlinde şartname olarak kullanılabilir; biçim buna göre seçilir.
Ticari çerçeve
Teklif / sözleşme / fatura okuma ve eşleştirme nasıl fiyatlanır?
Kapsamı büyüten asıl iş şudur: belgeden çıkan veri ile sistemdeki kayıt arasında eşleştirme kuralları yazılır — gün sayısı da buradan çıkar. Uygun ticari biçimler: sabit kapsamlı proje, aylık hizmet (retainer), ekip takviyesi.
Teklif / sözleşme / fatura okuma ve eşleştirme nasıl ölçülür?
Ölçüm ekseni otomatik eşleşen kalem oranı ve istisnaya düşen belge yüzdesi. Sonuç garantisi değil, bu büyüklüğün düzenli raporlanması taahhüt edilir.
Teklif / sözleşme / fatura okuma ve eşleştirme hakkında sık sorulanlar
Fatura ve sözleşme eşleştirme otomasyonu ne anlama geliyor?
Belgeden sisteme otomatik aktarım. Sahada yapılan iş şudur: teklif, sözleşme ve faturalardaki alanlar okunur, sistemdeki kayıtlarla eşleştirilir. Somut olarak teklif, sözleşme ve fatura tipleri için ayrı alan şemaları kurulur.
Teklif / sözleşme / fatura okuma ve eşleştirme başlamadan önce ne hazır olmalı?
Tek ön koşul karşılaştırılacak sistem kayıtlarına erişim. Pratikte teklif / sözleşme / fatura okuma ve eşleştirme için sizden istediğimiz şey şudur: belge örnekleri, ürün/hizmet kataloğu ve muhasebe sistemi erişimi. Bu sağlanmadan başlamıyoruz.
Teklif / sözleşme / fatura okuma ve eşleştirme uygularken en çok nerede hata yapılıyor?
En sık yapılan hata şudur: istisna kuyruğunu sonraya bırakmak; eşleşmeyen kalemler için akış yoksa otomasyon ilk hatada elle işe geri döner. Tasarım aşamasında teklif / sözleşme / fatura okuma ve eşleştirme için bu noktayı ayrıca kontrol ediyor ve alınan kararı yazılı hâle getiriyoruz.
Teklif / sözleşme / fatura okuma ve eşleştirme her kurum için doğru bir başlangıç mı?
Karşılaştırılacak sistem kayıtlarına erişim hazır değilse teklif / sözleşme / fatura okuma ve eşleştirme çalışmasını önermiyoruz. Otomatik eşleşen kalem oranı ve istisnaya düşen belge yüzdesi ölçülemeden yapılan iş, sonradan iyileşme iddiasını doğrulayamaz; böyle bir durumda teklif / sözleşme / fatura okuma ve eşleştirme yerine sırası gelen başka bir çalışmayı gerekçesiyle öneriyoruz.
Teklif / sözleşme / fatura okuma ve eşleştirme kimin sorumluluğunda yürümeli?
Teklif / sözleşme / fatura okuma ve eşleştirme sahipliği mali işler ve satın alma tarafındadır. Otomatik eşleşen kalem oranı ve istisnaya düşen belge yüzdesi raporu bu role yazılır; kurum içi karar ve bütçe de aynı masadan çıkar. Sahiplik atanmadığında teklif / sözleşme / fatura okuma ve eşleştirme için gereken erişim (belge örnekleri, ürün/hizmet kataloğu ve muhasebe sistemi erişimi) zamanında açılmaz ve çalışma ilk çeyrekte durur.
Teklif / sözleşme / fatura okuma ve eşleştirme için bizden ne talep ediyorsunuz?
Çalışma için belge örnekleri, ürün/hizmet kataloğu ve muhasebe sistemi erişimi gerekir. Erişim verilmeden teklif / sözleşme / fatura okuma ve eşleştirme başlatılmaz; eksik veriyle kurulan otomatik eşleşen kalem oranı ve istisnaya düşen belge yüzdesi ölçümü kimseyi ikna etmez. Ticari sır niteliğinde bir paylaşım gerekiyorsa teklif / sözleşme / fatura okuma ve eşleştirme görüşmesinden önce karşılıklı gizlilik sözleşmesi imzalanır.
Atıf verdiğimiz belgeler
Teklif / sözleşme / fatura okuma ve eşleştirme kapsamını tartışırken dayandığımız belgeler bunlardır. Kaynağı açık bırakmak, teklifteki her maddenin nereden geldiğini göstermenin en kısa yolu.
- 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması KanunuKişisel veri işleme, aydınlatma ve aktarım yükümlülüklerinin kanun metni.
Akıllı Otomasyon kapsamındaki diğer hizmetler
Teklif / sözleşme / fatura okuma ve eşleştirme ile başlamak doğru mu?
İlk görüşmede teklif / sözleşme / fatura okuma ve eşleştirme için taban ölçümün nasıl alınacağını ve ne kadar süreceğini konuşuruz.